Glossar

Unser Glossar entschlüsselt häufig verwendete Fachbegriffe und Fremdwörter rund um das Postbüro, den Mailroom oder die Post.

Organisation Post

 

DMS Document Management System: Englischer Begriff für die elektronische, datenbankgestützte Verwaltung und Organisation digitalisierter Dokumente. Gilt also auch für die elektronische Post vom Eingang bis zur Archivierung.

ECM/ECMS Enterprise Content Management System: Englische Bezeichnung für Methoden, Technologien und Werkzeuge zum Erfassen, Verwalten, Speichern, Bewahren und Bereitstellen von Inhalten und Dokumenten, die organisatorische Prozesse im Unternehmen unterstützen.

Externe Post: Sendungen von externen Absendern sind nur so lange externe Post, als sie sich auf dem Weg von der Aufgabestelle zum empfangenden Unternehmen befinden.

Hauspost: Post, die von einem internen Absender an einen internen Empfänger zugestellt werden muss. Ein intern zugestelltes E-Mail ist ebenfalls Hauspost.

Interne Post: Sobald die Sendung im Verfügungsbereich der Unternehmung ist, spricht man von interner Post. Auch Post von externen Absendern wird mit dem Eintreffen im Unternehmen zu interner Post.

In-house Post: Englischer Ausdruck für interne Post. Gemeint ist jede Sendung, die sich im Verfügungsbereich der Unternehmung befindet. Auch die Post von externen Absendern.

KEP-Dienstleister: Anbieter von Kurier-, Express und Postdienstleistungen (mitunter auch Paketdienste).

Mailroom Management: Englischer Begriff für interne Bearbeitung der eingehenden und ausgehenden Post.

Planung interne Post: Die Planung der Anordnung der Postmöbel im Raum unterstützt und vereinfacht die Arbeit der Mitarbeitenden in der Poststelle und ist somit das Spiegelbild einer guten Organisation.

Postausgang: Sendungen (Briefe, Pakete) an externe Empfänger, also Sendungen, die das Haus verlassen.

Posteingang: Von aussen eintreffende Sendungen (Briefe, Pakete).

Postlogistik: Organisation des Weges externer und interner Sendungen von der Aufgabe bis zum Empfang.

Postorganisation intern / Organisation Post: Regelung der Abläufe für die zeitsparende und einfache Bearbeitung der eingehenden und ausgehenden Post.

 

Verarbeitung Post

 

Briefsortierung / Postsortierung Posteingang: Vorbereitung der eintreffenden Post von externen und internen Stellen für die Zustellung zum Empfänger, zum Beispiel nach Gebäude, Stockwerk, Empfänger, Postfach.

Briefsortierung / Postsortierung Postausgang: Vorbereiten der ausgehenden Sendungen für den zeitsparenden Versand, zum Beispiel nach Versandprioritäten, Versandart, Portoklassen, Versanddienstleister usw.

Digitale Post / elektronische Post Posteingang: Sendungen, die entweder bereits digital im Unternehmen eintreffen oder im Unternehmen nach der Anlieferung digitalisiert und dem Empfänger auf elektronischem Weg verfügbar gemacht werden.

Digitale Post / elektronische Post Postausgang: Ausgehende Post, die bereits in digitaler Form verfügbar ist, respektive vor dem Versand digitalisiert wird.

Interne Postverteilung: Zustellung der Postsendungen an die Empfänger.

Sendungsnachverfolgung: Mit Internet kann der Weg der Sendung von der Postaufgabe bis zum Empfänger verfolgt und überwacht werden. Diese Überwachung wird häufig für Sendungen mit Zustellnachweis (eingeschriebene Sendungen, Pakete) eingerichtet, lässt sich unternehmensintern aber auf alle Sendungen ausdehnen.

Track & Trace: Englisch: Nachspüren, Spur verfolgen. Bezeichnung für Nachverfolgung einer Sendung mit Internet von der Postaufgabe bis zum Empfänger. Diese Art der Überwachung kommt oft bei Sendungen mit Zustellnachweis (eingeschriebene Sendungen, Pakete) zum Einsatz, kann aber unternehmensintern für alle Sendungen angewendet werden.

 

Lokalitäten

 

Mailroom: Englischer Begriff für Postbüro, Poststelle.

Postbüro, Poststelle: Raum, in dem die ein- und ausgehenden Sendungen bearbeitet werden.

Zentrale Postfachanlage: Postverteilanlage für Selbstabholer an einem zentralen, oft frequentierten Standort. Häufig mit Schliessfächern.

 

Mobiliar

 

Etagenverteiler: Postabholanlage für Selbstabholer auf der Etage.

Postfach, Fächli: Fach, das die Post für den Empfänger oder die Empfängergruppe aufnimmt, bis diese sie selber abholen.

Postfachanlagen, Postfächer, Schliessfächer: Einrichtungen, die alle unternehmensinternen Vorgaben erfüllen für die Selbstabholung der Post durch die Empfänger.

Postmöbel: Funktionsmobiliar, das die spezifischen Bedürfnisse einer firmeninternen Poststelle erfüllt.

Schliessfächer, Schliessfachanlagen: Abschliessbare Einrichtungen zur Aufbewahrung der Post, bis sie vom Empfänger abgeholt wird.

Elektronische Schliessfachanlage: Schliessfachanlage, die mit elektronischen Schlössern ausgerüstet ist. Schlüssel werden nicht mehr benötigt. Damit fällt die aufwändige Schlüsselverwaltung weg. Zum Öffnen werden Medien mit integrierten Chips (z.B. Badge) verwendet.

Intelligente Schliessfachanlage: Elektronische Schliessfachanlage, die über einen Online-Zugang zum unternehmenseigenen Intranet verfügt und damit in das Zutrittskontrollsystem integriert werden kann.

 

Fahrzeuge

 

Postwagen/Kurierfahrzeug: Fahrzeug, mit dem die Post im Zustellbereich der internen Post verteilt wird. Je nach Situation muss der Postwagen unterschiedlich ausgerüstet sein.

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